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作者:徐穎 黃素芳 章晨 高維孝 來源: 發布時間:2020-9-13 4:53:36
高校財務信息化建設現狀與探索

   在高等教育深化綜合改革以及高校追求內涵式發展的背景下,作為為高等教育發展提供保障性支持的高校財務應當如何實現有效的綜合配置、提升管理與服務能力,已經成為政府、高校及理論界的關注焦點。

   近年來,高校財務部門已經在合理分配財力資源、提升財務工作效率、提高財務服務質量、加強資金內部監管等方面進行了一系列探索。特別是隨著21世紀信息技術的高速發展,高校財務部門也已經開始嘗試利用相關技術對高校財務管理服務機制進行優化?梢哉f,相關機制的信息化已成為高校加快發展的必然趨勢和發展方向。

   但目前來看,高校財務信息化水平仍然難以滿足全面需求,仍存在許多問題有待解決,如信息化功能不完善、信息共享程度低、決策支持力度不夠等。

 

外部環境與內部需求

 

   2011年,財政部頒布《會計改革與發展“十二五”規劃綱要》,其中重點指出“要全面推進會計及財務信息化建設,為會計精細化、信息化、科學化管理提供發展助力”。

   2013年,教育部在《關于開展“教育經費管理年”活動并進一步用好管好教育經費的通知》中明確要求,“各教育部門包括高校要積極推動教育信息化建設,一是要開始建立并不斷完善教育經費管理的基礎信息庫;二是要充分運用現代信息技術手段,推動建立縱向到底、橫向到邊的扁平化綜合網絡管理系統;三是要完善并提升經費監管信息系統的信息化水平,加強對學校財務工作的實時監控和數據分析,全面提高教育信息化管理水平。”

   新形勢下,高校財務系統的外部環境發生了很大的變化,隨著國家教育科研經費投入的大幅增加,高校管好用好教育科研經費投入的需求變得更加迫切,任務也變得更加突出。而相應的,隨著主管部門對預算、管理、核算、決算提出更高的要求,高校對財務信息化進程的提速提質也提出了進一步要求。

   為了適應外部環境變革,高校需要加快會計和財務信息化建設步伐,包括進一步推動提升系統模塊功能、優化系統業務流程、整合各類業務系統,逐步實現會計和財務基礎工作信息化、會計和財務準則制度信息化、內部控制功能信息化、財務評價報告信息化等,為履行管理職責和對外報告提供積極有力的決策支持。

   高校財務資源是指高校所擁有的資本以及高校在籌集和使用資本的過程中所形成的獨有的各種財務專用性資產,如高校獨特的財務管理體制、預算與核算流程、財務分析與決策工具、相應的財務關系網絡以及擁有高校獨特財務技能的財務人員等等。高校財務資源管理機制是指如何合理、有效、充分地利用上述財務資源,提升高校管理與服務能力。近年來,不少高校產生了財務收支不平衡的問題,而究其原因往往是因為財務資源配置及其機制不合理。因此,進一步優化對高校財務資源的合理配置,不僅需要從高校整體層面進行統一的規劃和決策,通過科學配置努力節約各項費用支出、合理有效利用現有有限資源,同時還需提高資源使用利用效率,實現財務資源的高效率運作。

   但是,當前高校在財務資源高效管理方面仍然存在一些問題:一是學校財務部門工作量大、工作內容多,很難通過有限的財務人力資源實現對經費的嚴格有效監督管理,往往使得預算階段控制不嚴、資金分配階段計劃不周,并對實際經費的使用缺乏嚴格核算;二是學校財務部門缺乏有效的信息化資源監管工具,雖然當前高校經費整體處于相當緊張緊缺的狀態,但不少資金使用者還存在著缺乏整體觀念、用錢鋪張浪費、資產材料重復購置以及待結算報銷的借款暫付款數額大等,導致資金使用效益偏低的現象出現。

 

高校財務信息化總體現狀

 

   高校財務信息化管理是指利用現代信息技術將高校各類會計和財務活動與計算機軟、硬件和網絡通信為代表的IT技術進行整合,建立能夠提供準確、及時、綜合集成的財務信息的財務管理信息系統,為高校會計過程和財務決策提供支持,從而最終提高高校教育科研經費的使用效益?偠灾,高校財務信息化建設的任務就是為優化高校財務管理機制提供技術支持。

   通過利用現代信息技術,高校在財務信息化建設方面已經取得了一定成效,有效地提高了相應的財務管理效率和服務質量。如在報銷服務方面,報銷人通過網上報賬系統,在線填寫報銷項目、金額等基本報賬信息后,即可將相應報銷單據憑證提交至學校財務部門核算中心。核算中心組織專人通過憑證接單、憑證審核、憑證復核程序后,將報銷款由系統進行在線直接支付,有效地節約了報賬等候時間。

   但隨著高校規模的進一步擴大,特別是教學科研層次的不斷提升和基礎設施建設的不斷深入,高校財務的信息需求也變得更加多樣化和復雜化,這使現行的財務管理信息化建設與應用水平難以滿足要求。目前學校財務信息不但涉及行政機關、事業機關、銀行金融業以及其他各類企業等外部對象和院系、實驗室、部門、教職工、學生等內部對象,還牽涉籌資融資、預算控制、核算業務、決算報表、財務監管、管理經費、繳費收費、績效評價以及信息公開等各類復雜財務活動。雖然學校已經意識到財務信息化建設已是提高財務管理效率和服務質量的必然途徑,但現狀是仍然存在許多阻礙財務信息化效率發揮的問題亟待解決。

 

高校財務信息化存在的問題

 

   總體來看,當前高校財務管理服務機制還存在一些問題亟待解決,這固然與整個高校系統的文化環境、制度環境都有關系,但其中信息化機制的欠完善和弱化是重要原因。盡管財務部門在信息化機制方面做了許多工作和努力,但信息化建設是一個系統工程,僅靠某一部門的支持完成某幾個功能模塊遠遠不夠。財務信息化需要高校站在全局的角度,實現對業務流程的全面改進和對管理服務體系的整體優化,否則高校財務信息化機制效用的發揮勢必受限。根據分析,目前高校財務信息化機制主要存在以下幾個突出問題。

   一是基礎架構缺陷,升級擴展困難。

   創造良好的軟硬件環境,是實現信息化高效應用的基礎要求,財務部門在基礎設施建設方面取得了很大的成績,但其建設過程中也還存在著一些問題。

   在硬件建設方面,一是由于財務部門資源有限,數字機房建設實施的相應級別標準與專業標準機房相比還存在很大差距,對于這樣一個負責全校財務數據存儲的較大數據中心來說,其數字機房的面積必須要達到一定標準,并要集成雙路供電系統、UPS系統、溫控系統、門禁系統、視頻監控系統、消防系統,并對其進行全方位24小時實時動態監控,一旦發生突發狀況即可自動啟動緊急程序并通過警鈴、電話、網絡通知維護人員,而這些只依靠財務部門的力量必然難以實現。二是在信息安全建設方面,雖然通過采取VLAN虛擬局域網技術基本實現了物理網絡的邏輯隔離,但在身份認證、訪問控制、病毒防護、容災備份等網絡信息安全防范體系建設方面還需繼續完善,如建立有效的數據安全實時監控系統以及通過內部信息安全管理細則來規范相關人員的工作等。

   在軟件建設方面,目前隨著高校信息化建設進程不斷推進,各類高校信息管理系統和以計算機為依托的其他相關信息技術使得各部門的工作效率得到很大提高,其中財務、人事、教育、科研、后勤、資產等相關職能部門都建立了自己的專門信息管理系統。雖然國家已經頒布了相關高校信息化建設標準,但財務部門與其他部門、財務部門內部之間受到技術和費用等多方面約束,使得在系統開發以及應用方面往往并未統籌。另外,由于在不同時期選擇不同軟件公司開發出的各類信息管理軟件架構不同,導致其中大多數信息管理系統之間基本獨立,軟件和模塊之間缺乏統一的數據設計和接口,以致信息管理系統之間數據不通用且難以高效關聯,不僅形成了嚴重的信息孤島,更使得整體系統的升級擴展困難重重。

   二是數據模塊分散,維護難度較大。

   目前,高校財務信息化采用的是“疊積木”或“打補丁”的發展模式,各財務信息化模塊都是在財務管理過程中逐漸建立和發展起來的,往往需要一個功能就開發一個獨立系統,最終導致學校財務部門系統眾多,F行的學校財務信息系統中就包括預算管理系統、科研經費管理系統、核算管理系統、學生收費管理系統、工資管理系統、決算管理系統、各類銀行接口、財務信息查詢及其他輔助功能等眾多獨立系統,F行的這些單一功能系統或模塊往往不能實現有機聯動,各系統之間也不能實現相關數據的直接實時傳遞,且在運行和操作上幾乎相互獨立,業務系統之間沒有實現真正的高效整合。

   各系統數據分離常常會導致數據冗余和出現不一致的情況,使得數據的統計、挖掘、分析難度加大,并導致年初和年終財務預算、決算工作量大;運行獨立使得難以考慮到各系統間的業務數據共享及深入監管,財務預算及核算人員難以通過信息系統實現對各類不合法、不合規具體業務的自動控制,系統的業務監管效率不高;操作不關聯不僅會帶來操作上的不便,還會使得一項業務需要在不同系統上多次錄入,造成財務人員大量重復勞動。財務信息系統是高校財務信息化建設的基礎和前提,若不能對其各個模塊和業務流程進行優化整合,提高財務信息系統的內部集成度,就難以提高財務信息系統的工作效率。

   三是流程設計滯后,難跟發展趨勢。

   在高校財務信息化應用過程中,其業務流程的運轉同樣面臨著流程設計滯后問題,如反映較多的“網上填單后沒有對應的數字簽名,還需打印后找好多人簽字”以及“紙質憑證打印、復核、歸檔、查詢以及流轉都非常麻煩且極其耽誤時間,嚴重壓縮了一天中的有效工作時間”等?梢哉f,正是一些關鍵環節傳統業務流程的滯后化、低效化,使得其在運轉過程中往往被迫出現各類中斷,嚴重影響信息化應用的實際運用。

   首先,從目前國家各部委在財務信息化領域的密集布局來看,電子會計檔案、電子稅務發票、電子財政票據等信息化產物已經在法律層面獲得了明確認可,并且有跡象表明這些新興事物將在未來獲得國家的大力推廣。因此,可以認為高校財務管理的深度信息化、會計流程的全面電子化以及與主管部門的數據直連,將會是高校財務未來的大趨勢,應當考慮提前布局。其次,隨著社會信息化技術的快速發展,特別是電子簽名技術、移動終端認證技術、電子掃描技術、大容量存儲技術方面的逐步成熟,高校財務的會計流程的全面電子化進程也具有了現實的技術可行性。最后,高校財務綜合管理平臺的一體化水平及整合度決定了財務信息化能走多遠。從目前高校的財務信息化現狀來看,要想跟上國家及社會發展趨勢,必需進行全面流程重組,建立一套滿足未來需求的先進系統。

   四是功能提供缺失,業務難以實現。

   目前,高校財務信息系統主要實現的是人工會計的電子模擬,重在會計核算模塊的應用,即用計算機處理日常財務數據資料,在功能上基本能實現財務數據的錄入、存儲、財務憑證制作等簡單業務,其效率、便捷性與純手工操作相比有很大提高。但在從會計電算化向財務信息化轉變的過程中,實現會計記賬、算賬和報賬的自動化只是財務信息化的初級階段,與真正意義上的財務信息化還有很大差距。

   特別是在線業務辦理、實時移動終端等擴展功能,以及預算管理、過程監管控制、決算分析等高級功能的缺失,使其往往難以滿足高校財務人員、教職工、學生和其他監管者對財務管理信息系統的高層次要求。如學校財務管理系統與校園卡系統未能有效整合,導致學生在繳納學雜費和校園日常消費上難以實現真正的“一卡通”;核算中心費用報銷系統未能實行電子憑證預審核以及網上電子簽名審批,使得教職工要浪費大量精力找負責人簽字蓋章和提供報銷憑證;財務管理系統無法在日常工作中及時向財務管理人員提供有效數據,以供其在財務預算時進行數據分析預測、財務核算時進行職能預警、財務決算時給出風險意見。

   五是操作設置繁瑣,使用效率較差。

   學校財務信息系統業務工作功能設計復雜、呆板、缺少人性化,幾乎是學校財務內外部使用者對系統應用現狀的共識。不少人員反映“各類功能太多了,有時都不知道選哪一個”“使用起來太繁瑣,往往同一信息需要填四五次”。

   特別是內部業務流程的重組工作和外部用戶體驗設計工作的缺失,使系統往往難以滿足管理者、工作人員以及服務對象對學校財務信息管理系統的高層次要求。如現在不少財務管理信息軟件二級模塊眾多,且沒有科學劃分多級模塊,使得用戶迷失在眾多模塊的海洋中;系統的操作關聯性較差,不能實現數據的相互關聯及自動填充;系統在流程運轉時缺少自動判斷機制,完成某一個工作事項的某一個流程后,系統不會自動跳轉到下一個流程環節。

   六是系統偏重作業,缺乏決策支持。

   目前,高校財務管理信息化基本已實現用計算機工具代替手工紙質來完成登記、審核、歸檔等核算工作,并且在預算管理、核算管理、資產管理、科研經費管理等功能上進行了一些集成化和網絡化嘗試。然而,高校財務管理信息化在其高層次應用方面卻顯得非常薄弱,財務信息系統的決策支持功能基本沒有,學校及部門領導也難以及時掌握相關財務經費資源的具體使用情況,更無法提供具有參考性的決策意見和未來趨勢分析意見。

   學校財務管理信息化過程中會產生大量基礎數據,一直以來,這些基礎數據的作用在財務管理中往往都被忽略和浪費了。由于缺乏共享和集成,數據的提供也不充分、及時,因此若想把隱藏在海量基礎財務數據之中的有效信息挖掘出來,在現階段幾乎只能通過大量財務人員的手工操作、分析和整理。

   因此,如果能夠提升現有高校財務管理信息化系統,實現對海量財務數據的全方位、多層次綜合分析,比如通過采用數據挖掘、數據倉庫結合聯機分析處理等高級智能分析技術,形成一套高效率統計分析及決策支持工具,就可以為高校領導層和部門決策者及時提供具有參考性的決策意見和未來趨勢分析意見,進而提高學校的核心競爭力和比較優勢。

 

高校財務信息化對策

 

   在高校外部環境和內部環境不斷變革發展的形勢下,學校財務管理工作已經由普通的業務核算,升華提升到高校發展規劃基礎支持項目的戰略地位。學校財務管理信息化建設作為為高校財務管理工作提供效率支持的技術手段,已經在學校財務管理工作中變得越來越重要。因而,學校及其財務部門必須突破當前信息化發展所遇到的瓶頸,分析學校信息化建設中的外部環境約束和自身內在不足,從教學、科研管理整體出發,通過結合現代信息技術改革現有業務流程,優化現代高校財務管理信息化體系,以信息化體系促進財務監督和管理水平的提高,以信息化體系推動財務服務和創新能力的提升。

   一是創新高校財務管理理念。

   當前,我國不少高校還沒有充分認識到財務管理在高校管理中的重要作用,仍然將財務管理工作歸屬為教育、科研工作的服務和保障等附屬組成部分,這直接影響了高校財務管理信息化的發展。其實,隨著我國事業單位包括高校行政管理體制改革的深入,高校將變得越來越企業化、法人化,資本和財務的作用也會越來越重要,相應的,其財務管理方式也必然面臨著改革的壓力,舊的財務管理理念和體系也須進行重點創新以適應新形勢的要求。另外,高校教育科研經費的主要來源渠道還是政府財政撥款,這種性質決定了高校資金資源的有限性和受監督性,因此高校應當要使有限的資金資源得到最合理、最充分的利用,進而在內部管理中必須重點考慮經費使用效率和財務監督管理水平?傊,高校必須創新財務管理理念,轉變財務人員觀念,將其提升到與教學、科研同等水平的地位。

   二是統籌規劃信息化體系。

   高校財務管理信息化作為高校提升財務管理水平、加強資金使用效率的重要工具,需要高校創新管理理念,認識到提升財務管理信息化水平對自身的重要作用。財務信息管理系統作為信息高度集成、交互的管理平臺,牽涉多項其他具體業務,需要整合眾多部門信息化數據,因此可以探索通過成立由高校及其各部門主要領導為成員的信息化建設委員會,以加強信息化建設的組織領導、整體規劃、協調分工。另外,雖然國家已經頒布了相關的高校管理信息標準,但仍有不少高校對相應標準尚未充分落實,或是在落實過程中并未針對實際情況進行具體對待和細化,顯得過于理論化和空洞化。高校信息化建設委員會的成立可以有效針對這種情況做出處理,實現高校內部、外部信息化建設的統一標準、統一籌劃。

   三是高效整合信息化應用。

   目前,學校財務管理信息化業務模塊之間沒有實現高效整合,不同業務系統之間也相互獨立,使得管理效率偏低、服務質量較差,與財務管理信息化的初衷和目標并不相符,這也成為了當前高校財務管理信息化建設應用的重點和難點。如果要建成適應現代高校財務管理要求的信息系統,就必須對學校業務及財務業務進行系統性思考,針對現有不合時宜的業務流程進行優化、整合,通過流程再造實現高校財務信息管理的一體化。一體化建設可分兩步具體實施:第一步將財務預算、核算、決算、薪酬、收費、資產等業務以及相關外部業務的流程進行重新統籌設計優化,做出適當安排,提高其業務協作的一致性;第二步通過對系統財務數據的標準化、系統化、層次化、細致化整理歸類建設,統一相關數據結構及數據接口,并對財務相關職能業務內容進行優化改進,包括重新開發或二次開發,以完成信息系統的全面整合。

   四是注重高級拓展功能開發。

   現代高校財務信息化必須注重開發以傳統財務信息化為核心的各類高層次或深拓展功能應用,這是提高財務管理效率、提升財務管理質量的重要手段,也是實現財務高級管理必不可少的元素。當前高校財務管理信息化的熱門高層次應用主要包括以下幾個方面:一是財務智能控制,指的是通過數據庫技術和數據監控技術,使信息系統能夠通過一定邏輯規則實現對預算、核算、決算等具體業務工作的自主預警、監督和控制;二是財務決策支持,指的是通過數據倉庫、數據挖掘和聯機分析處理技術對海量財務數據進行整理、分析和挖掘,為財務人員提供整理后的數據結果,包括各類業務報表圖表,為高級管理人員提供支持決策的數據靜態概況和動態發展趨勢圖;三是移動辦公支持,高校財務活動無論是對使用對象還是服務對象來說都是一個動態變化的過程,通過各種移動設備的運用,可以使財務信息傳遞和處理更加快速高效,使用戶體驗更加完善。

 

《科學新聞》 (科學新聞2020年6月刊 財務信息化篇)
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