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作者:徐穎 黃素芳 章晨 高維孝 路媛媛 來源: 發布時間:2020-9-13 4:53:36
高校合同管理信息化建設探索與實踐

   近年來,隨著國家財政資金投入以及高校其他收入的不斷增加,高校與外界簽訂的合同數量呈現井噴式增長,合同類型也更加多樣化,其中部分高校年平均合同簽訂量已達10000份以上,而合同類型則主要歸集于黨政、人力、資產、基建、教學、科研、國際合作等歸口管理職能部門。

   由于高校合同總量龐大且在持續遞增、合同類型較多且合同事項繁雜,再加上合同管理采用歸口部門分散管理模式,因此很難做到統一合同編號、規范合同文本、量化合同付款。同時由于缺少標準化、高效化的管理制度,又使得合同日常管理與風險防控都存在較大壓力,導致在管理中常常面臨未按規定程序簽訂合同的情況,如目前仍然有不少小額合同出現事后臨時補簽合同的現象。

   另外,目前的管理模式還缺少有效的管理工具來實現合同的信息化管理,第一,廣大教職工疲于紙質合同的簽批流程,服務體驗較差;第二,合同在分期付款等階段難以嚴格防控諸如重復付款、不規范付款等支付風險;第三,導致校級范圍的合同事項統計、合同數據挖掘以及大數據決策分析支持存在較大困難。因此,如何實現高效有序的合同管理已成為高校經濟事務管理的重要關注點之一。

   為此,中國科學技術大學結合目前現狀,專門制定了《中國科學技術大學合同管理辦法》,為進一步加強和規范學校合同管理、防范合同風險、維護學校合法權益、明確建立學校合同管理服務信息系統、統一管理合同簽訂和執行全過程提供便捷服務。

 

一、高校合同管理信息化的基本需求

 

   為了促進高校發展戰略實現,提升高校信息化管理水平并加強合同管理及服務,我國高校亟需規劃并著手實施一套可與外部服務、內部控制相融合的一體化合同管理服務平臺,從而達到用信息化帶動合同標準化業務,用信息化提升合同精細化管理、人性化服務的目的。

   通過對高校合同管理現狀的調查研究,我們建議高校合同管理服務平臺建設的總體思路。首先,考慮到高校合同管理的統一性,建議平臺以戰略實現為目的、以協同辦公為支撐、以信息標準和合同模板統一為基礎、以集約管控為主線、以合同付款為重點,并服務于學校各部門;其次,考慮到高校合同管理的復雜性,建議平臺按照“總體規劃、集約管控、集成應用、分步實施”的原則進行具體建設。

   (一)功能需求

   根據合同管理服務平臺總體建設思路,按照堅持依法合規、高效服務的原則,可以將合同管理信息化實施的具體目標進行進一步的明確。 

   1.合同管理服務平臺應當為全過程的管理,實現合同的規范性管理、流程化管理、風險控制、付款控制、決策分析等,并通過全生命周期、全過程的管理帶來合同管理水平及效率的明顯提升。

   2.合同管理服務平臺應當為多層次的管理,實現從“戰略決策層→管理控制層→業務操作層”自上而下的分級管理體系。

   3.合同申請模塊應當進行信息標準和合同模板庫建設,具體包括合同分類定義、合同流程定義、合同范本庫、供應商管理等內容。

   4.合同審核、審批流程應當融入校院兩級管理思路,且需采用可靈活配置的模式,以方便不同類別、不同特征合同的分類、分級審核與審批。

   5.合同進度、合同付款階段應當作為重點管控節點,必須實現規范化付款流程、精準化付款控制、高效化付款方式。

   6.合同決策分析頁面應當能夠提供各類統計分析數據,以為領導決策提供圖表化數據支持,并作為校級財務資金安排預測的依據之一。

   另外,除了合同管理層面的需求外,合同管理服務平臺還應當特別關注合同服務層面的優化,充分考慮廣大師生用戶的用戶體驗以及歸口職能部門的個性化需求。如為方便師生使用、提高辦事效率,合同平臺應當支持諸如移動審批等各類移動端功能;為保證合同平臺不成為一個單一的、弱交互的信息孤島,其還應當積極考慮如何與其他系統進行對接,特別是實現與采購系統、財務系統、檔案系統等的無縫對接。

   (二)質量要求

   為了保證合同管理服務平臺的具體目標能夠有序實現,合同平臺在建設過程中應當嚴格按照相關規范的要求,以滿足合同部門及相關使用者未來3~10年的使用需求為內在要求、以滿足上級主管部門的監管需求為外部標準,建設一套具有高度一體化水平及整合度的合同綜合管理平臺。具體來說,其建設要求可明確如下: 

   1.合同平臺應當積極應用新型理念和技術,力求突破傳統管理模式,實現合同管理效率的極大提升;其建設水平應當與學校整體水平相適應,即相對其他合同管理方式具有一定的引領性和先進性。

   2.合同平臺應當提供諸如電子審批等業務非常需要而現有模式卻不能提供的功能,解決諸如付款控制低效等現有模式存在的一系列待解決問題;其建設內容應當與學校內在需求相契合,即要求具有較強的功能性和實用性。

   3.合同平臺要求具有良好的用戶體驗,盡量繼承原有模式的優點,減少對日常工作方式的非必要變動;系統切換期間應當能實現平滑過渡,避免對學校日常工作產生干擾;實施過程應當充分考慮具體使用終端用戶,即合同平臺要求具有便捷的可操作性和友好性。

   4.合同平臺應當實現與內部其他保留的模塊以及各類外部系統實現無縫對接,必需留有很好的接口與后續中長期規劃進行無縫銜接;其建設方案應當以開放式的、前瞻性的角度來設計,即合同平臺要求具有較好的兼容性和可擴展性。

   5.合同平臺需能實現全面合同管理控制及電子合同檔案等國家政策性新需求,要求能夠滿足校級領導的決策需求以及上級相關主管部門的檢查標準;其建設標準應當適應學校決策層及上級主管部門需求,即合同平臺要求具有標準化的規范性和可挖掘性。

   6.合同平臺建設過程中還應考慮到各相關部門的細節需求,包括經辦人、項目負責人、申請部門、歸口部門、法務部門、財務部門、檔案部門、審計部門、校領導及上級主管部門等,即合同平臺應當對眾多部門的自主性及個性化需求及時響應。

 

二、高校合同管理信息化的實施建議

 

   (一)架構藍圖

   根據高校合同管理服務平臺建設的整體思路以及前期校級合同管理現狀的調研結果,結合項目建設目標及相關職能部門、財務部門等具體管理要求,并參考相關行業合同管理信息化建設經驗,形成上圖所示系統建設的設計藍圖。

   (二)基礎平臺

   作為高校信息化規劃的重要組成部分,合同管理服務平臺往往需要與學校各類信息系統進行基礎信息、流程信息、信用體系、知識文檔、統計分析等各類數據的深度共享,其與采購系統、財務系統、檔案系統等實現一體化應用的需求也越來越強烈。因此可以考慮進行統一規劃,將其納入學校協同辦公平臺建設過程,以協同辦公平臺為基礎進行合同管理功能開發及流程再造,并考慮如何與其他系統進行深度整合以提高其業務協作的一致性,從而達到減少信息孤島、實現高校信息管理一體化的目的。

   一方面,由于合同管理交織了各類基礎信息、業務數據、流轉過程以及業務層和管理層對合同進行過程管理、監控預警、數據挖掘操作時所引起的各種關聯機制、觸發機制,因此整個合同管理過程及控制機制非常復雜,如果完全進行從底層開始的定制化開發方法必將耗費巨額的人力物力成本。因此,通過利用學校協同辦公平臺及其提供的各類建模工具,配合辦公門戶、表單工具、流程引擎、組織中心、文檔中心、移動應用,可以相對便捷的通過二次開發建設合同管理所需的合同門戶、合同文稿、審批流程、合同政策、合同模版、移動審批等功能,并通過各類邏輯工具實現合同管理的過程管控。

   另一方面,通過將合同管理融合入校級協同辦公平臺,可以便于其與上下游系統實現流程與數據深度互通,達到進一步開放的效果,并對學校業務涉及到的相關合同進行真正的一體化管理。如通過協同辦公平臺合同管理模塊可以匹配學校的多種業務范圍,接入采購管理模塊、財務管理模塊、供應商管理模塊、規章制度模塊、檔案管理模塊以及信用體系庫、知識文檔庫等功能,配合打通從立項、采購、簽訂、履行、付款、分析以及監控預警、異常處理的流轉通路,實現全過程的合同管控,并且通過門戶集成、組織模型以及權限設計,實現不同類別、不同特征合同的分類、分級管理的院校兩級管理思路。 

   (三)功能實現

   根據高校合同管理現狀的調研結果,我們發現在合同管理過程中最為核心與關注的內容包括:如何規范合同文本內容,避免出現法律風險;如何提升合同審批效率,避免出現效率低下;如何提升合同履行能力,避免出現執行異常;如何提升合同付款控制能力,避免出現資金風險;如何提升合同分析能力,避免出現無序管理。據此,并結合相關設計藍圖,可以將合同管理服務平臺的具體功能實現定義為以下幾條主線。

   1.基礎功能的全面實現。通過應用協同辦公平臺的信息門戶、流程引擎、信用體系庫、知識文檔庫、駕駛艙技術等技術,來實現系統基礎平臺、系統管理模塊、權限管理模塊、流程管理模塊、移動審批模塊等基礎功能,并通過對接采購系統、財務系統、檔案系統來實現各類基礎數據的傳遞。

   2.合同文本主線。主要對應合同起草過程,其重點在于規范合同的起草內容。起草時通過關聯展示相關的規章制度引導經辦人更加合規地擬定合同;通過合同模板庫建設來提供眾多可供選擇的標準合同模板,方便經辦人快捷擬定合同;通過供應商庫建設以及內部信用評價體系、外部信用數據接入來提供合同相對方狀態,方便經辦人判斷是否存在相關風險。

   3.合同審批主線。主要對應合同審批、合同簽訂過程,其重點在于主要合同條款的提取以及審批流程的優化。通過歸納不同類型的合同業務,將合同相對方信息、主要標的內容、合同總金額、保證金信息、付款階段劃分、階段付款金額、階段付款條件等主要合同條款提取并固化為必填內容,不僅可以方便后續審批環節,還可以為監控預警及數據挖掘提供標準化數據參考。通過靈活定義流程并搭配在線/移動審批手段,可以滿足不同類型的合同業務的審批要求,便捷領導審批、提高工作效率、降低內部溝通成本、控制合同風險。一般以經辦人員為起點,經項目負責人、經辦部門、職能部門、法務部門、校領導等部門審批后生效,并由相關部門執行后續過程。

   4.合同履行主線。主要對應合同進度管理、合同異常管理、合同變更管理、合同訴訟管理內容,其重點在于通過監控預警實現異常及異動監控。通過執行進度分析可以了解合同進度執行情況,通過執行異常監控可以及時排查異常合同,通過執行合同變更流程可以及時實現相關內容的調整,通過監控預警可以要求法務快速介入訴訟程序。

   5.合同付款主線。主要對應合付款管理、合同開票管理內容,其重點在于通過付款條件實現付款過程控制。通過合同總金額、保證金信息、付款階段劃分、階段付款金額、階段付款條件等付款條件的控制,可以有效避免重復付款、提前付款、付款緩慢等資金收支風險,可以有效幫助財務部門加強資金管理。

   6.決策分析主線。主要對應合同查詢、統計分析、報表臺賬、數據可視化、移動端查詢等內容,其重點在于基礎數據標準化以及決策分析維度的定義。通過建設決策分析模塊,可以提供能夠滿足質量和性能需求的數據倉庫、數據挖掘及數據分析功能,為日常管理人員提供整理后的所需數據,為校級領導提供支持決策的數據的靜態概況和動態發展趨勢圖。

   (四)流程設計

   根據合同管理服務平臺的具體功能主線實現內容,通過對相關業務的流程進行重新統籌設計優化,做出適當安排,提高其業務協作的一致性;通過重新梳理部門職責、角色權限等,實現對不同部門的不同角色的管理職責控制;爭取全流程電子化及電子檔案流程,通過電子簽名、電子檔案、電子憑證等減輕工作負擔、提高工作效率。據此,可以將合同管理服務平臺的基本流程及各環節職責定義為:

   合同經辦人:合同發起人、執行人及具體事務處理人員

   項目負責人:合同審批人及合同的主要負責人

   申請部門:合同歸屬的學院、實驗室、處室等,主要負責合同的真實性、必要性審核

   歸口部門:資產、科研等合同歸口部門,主要負責合同的履約資質、專業要求審核

   法務部門:主要負責合同的合法性、規范性及法律風險審核

   校領導:主要負責重大合同、特殊合同的審核

   財務部門:主要負責合同付款過程

   審計部門:主要負責合同審計過程

   檔案部門:主要負責合同歸檔過程

   根據“總體規劃、集約管控、集成應用、分步實施”的原則,并結合上述合同管理服務平臺建設的整體思路以及具體的實施方案,目前學校已基本完成合同管理服務平臺的一期建設工作。一是對應合同審批主線,通過流程的電子化便捷師生合同申請過程,努力將廣大教職工從疲于紙質合同的簽批流程中解放出來;二是對應合同付款主線,通過智能化規則使得合同在分期付款等階段嚴格防控諸如重復付款、不規范付款等支付風險;三是對應決策分析主線,提供合同事項統計、合同數據挖掘以及大數據決策分析支持,為師生提供可視化數據支持。

   由于合同管理信息化建設是一個長期、持續的過程,因此后續我們將會進一步優化相關內容,以合同文本主線中的合同模板庫、供應商庫建設,合同履行主線中的合同進度管理、合同異常管理、合同變更管理、合同訴訟管理內容為重點,為全校師生提供更加便捷、規范的合同內容輔助,為學校管理提供合同監控預警。

 

 

《科學新聞》 (科學新聞2020年6月刊 財務信息化篇)
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